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Cinq parcours pas à pas, du plus simple au plus avancé. Chacun se fait en une dizaine de minutes et se termine par un résultat concret.

• Créer une boîte mail
• Faire signer un document
• Interroger ses documents
• Automatiser une relance
• Ouvrir la prise de rendez-vous

1. Créer une boîte mail et la connecter

Objectif : disposer d'une adresse professionnelle qui fonctionne dans votre logiciel de messagerie habituel.

1. Ouvrez l'administration : mail.ecoclima.energy, puis « E-Mail » → « Mailboxes » → « Add mailbox ».
2. Renseignez l'adresse souhaitée (par exemple contact@ecoclima.energy), un mot de passe solide et un quota.
3. Dans votre logiciel (Outlook, Thunderbird, Apple Mail), ajoutez un compte avec les paramètres suivants :
   • Entrant : mail.ecoclima.energy, port 993, SSL/TLS
   • Sortant : mail.ecoclima.energy, port 587, STARTTLS
4. Envoyez un message depuis votre ancienne adresse vers la nouvelle, et vérifiez qu'il arrive.

2. Faire signer un document

Objectif : envoyer un devis à un client et le recevoir signé, avec une preuve horodatée.

1. Ouvrez sign.ecoclima.energy, puis « Templates » → « New template ».
2. Déposez votre PDF, nommez le modèle (« Devis standard »), puis placez sur le document les zones Signature, Date et, si besoin, Nom et Texte.
3. Cliquez sur « Send », saisissez l'adresse du client, validez.
4. Le client reçoit un courriel, signe depuis son navigateur ou son téléphone — aucun compte à créer.
5. Suivez l'avancement dans « Submissions », puis téléchargez le PDF signé.

Astuce : dans le modèle, la syntaxe {{Nom du champ}} permet de préremplir automatiquement le nom du client ou la référence du devis au moment de l'envoi.

3. Interroger ses propres documents

Objectif : obtenir un résumé ou une réponse à partir d'un document, sans qu'il quitte votre serveur.

1. Ouvrez ia.ecoclima.energy et connectez-vous.
2. Choisissez le modèle dans le sélecteur en haut de la fenêtre.
3. Déposez le document dans la conversation, puis demandez par exemple : « Résume ce rapport en cinq points et liste les actions à prévoir ».
4. Relisez la réponse, puis enchaînez avec une question de précision si nécessaire.

4. Automatiser une relance de devis

Objectif : ne plus avoir à surveiller les devis non signés — le système relance à votre place.

1. Ouvrez n8n.ecoclima.energy et créez un nouveau workflow.
2. Premier nœud : Schedule Trigger, réglé sur tous les jours à 8 h.
3. Nœud HTTP Request : appelez DocuSeal avec la clé d'API pour lister les documents en attente de signature (adresse et clé sur la page Administration).
4. Nœud IF : ne gardez que les documents envoyés depuis plus de trois jours.
5. Nœud Send Email : un rappel courtois au client, avec le lien de signature.
6. Testez avec « Execute workflow », puis activez le workflow avec l'interrupteur en haut à droite.

Principe général : un déclencheur, puis une suite d'actions. Commencez toujours par un déclencheur manuel le temps de la mise au point.

5. Ouvrir la prise de rendez-vous

Objectif : publier un lien que vos clients utilisent pour réserver seuls un créneau.

1. Demandez l'activation de l'outil (trois étapes techniques : DNS, profil, proxy) — voir la page dédiée.
2. À la première ouverture, créez le compte administrateur.
3. Définissez vos services (« Visite technique — 1 h », « Conseil — 30 min »).
4. Renseignez les intervenants et leurs horaires.
5. Partagez le lien de réservation sur votre site et dans vos courriels.

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